068 – Program Support Agent

Job Title: Program Support Agent
Immediate Supervisor: Richard Walling, Executive Director
Areas of Activity: All areas managed by JH Partners


INTRODUCTION
Would you like to make a difference by joining a compassionate, energetic, and dedicated organization that brings out the best in its staff? Jeffery Hale Community Partners (JH Partners) is looking for a warm and outgoing person to serve as a Program Support Agent and help us improve the health and well-being of the English-speaking community in the greater Québec City region.


You will contribute to client satisfaction and the continued success of our programs. At JH Partners, everyone pitches in, so a positive, solution-oriented attitude is essential. You do not need to be told what to do: when you see that something needs your attention, you find a way to take care of it.


We care for our clients, our community, and one another while offering an excellent workplace and good employment conditions. Apply today to join our “caring community”!


ROLES AND RESPONSIBILITIES

  • Receive, assess, and direct inquiries received by telephone and email;
  • Oversee daily office activities, including sorting incoming mail, collecting activity fees, managing invoices, ordering office supplies, and seeing to equipment maintenance;
  • Support JH Partners’ various programs at the Jeffery Hale Pavilion and our other work locations;
  • Plan and implement logistics for community activities and training sessions;
  • Support our health and safety initiatives for staff and volunteers;
  • Provide our team with support related to various information technologies;
  • Coordinate on-site room bookings, including meeting rooms, videoconferencing technology, and shared offices;
  • Follow up on and support requests for transportation services;
  • Proofread documents;
  • Help track program participation and statistics for reporting purposes;
  • Contribute to the organization’s communications, including newsletters, posters, digital bulletin-board displays, surveys, social media, the website, and related materials;
  • Ensure that documents are filed and archived in accordance with records-management best practices;
  • Perform any other related duties requested by your immediate supervisor.

REQUIREMENTS

Education

  • Technical college diploma, or a higher-level diploma, in administration, human resources, social services, or a related field;
  • At least three years of experience in a related position.

Specific Requirements

  • Proficiency in both official languages, spoken and written. Proficiency in spoken and written English is required for this position because we specifically serve the English-speaking population of the Capitale-Nationale region.
  • Valid driver’s licence; use of a personal vehicle is an asset.
  • Knowledge of Québec City’s English-speaking community and its organizations is an asset.
    Professional and Personal Skills
  • Strong interpersonal skills and excellent oral and written communication skills;
  • Comfortable interacting with people of all ages and abilities, including children, seniors, and people with special needs;
  • Highly organized, detail-oriented, independent, and resourceful;
  • Adaptable, collaborative, and able to work effectively as part of a team;
  • Respect for the linguistic, cultural, and economic diversity of our groups and clients;
  • Excellent proofreading skills in both French and English;
  • Excellent command of the Windows environment and Microsoft 365. Knowledge of the Adobe suite, Claris, FileMaker and Facebook is an asset;
  • Comfortable using audiovisual technologies, including videoconferencing;
  • A strong knowledge of technology, as well as a willingness to learn how to use other software and technologies, is a major asset.

    WORKING CONDITIONS
  • Daytime workweek of 28 to 35 hours.
  • Occasional evening and weekend work may be required.
  • After a six-month probationary period, the employee will have access to a range of benefits, including group insurance and a pension plan;
  • The hourly rate ranges from $26.00 to $35.00, depending on experience.
  • Anticipated start date: October 26, 2026.

HOW TO APPLY

Please send your cover letter and résumé to the attention of Mr. Richard Walling no later than Sunday, October 4, 2026, at 4:00 p.m., at rwalling@jhpartners.net.

Interviews will take place during the week of October 5, 2026.

We thank all applicants in advance; however, only those selected for an interview will be contacted.

Titre du poste : Agente de soutien aux programmes

Supérieur immédiat : Richard Walling, directeur général

Secteurs d’activité : Tous les secteurs gérés par les Partenaires JH

INTRODUCTION

Souhaitez-vous faire une différence en vous joignant à un organisme animé par la compassion, l’énergie et le dévouement, qui fait ressortir le meilleur de son personnel ? Les Partenaires JH sont à la recherche d’une personne chaleureuse et sociable pour occuper le poste d’agent ou agente de soutien aux programmes et nous aider à améliorer la santé et le bien-être de la communauté d’expression anglaise de la grande région de Québec.

Vous contribuerez à la satisfaction de notre clientèle et au succès continu de nos programmes. Chez les Partenaires JH, tout le monde met la main à la pâte; une attitude positive et axée sur les solutions est donc essentielle. Vous n’avez pas besoin qu’on vous dise quoi faire : lorsque vous voyez qu’une situation nécessite votre attention, vous trouvez une façon de vous en occuper.

Nous prenons soin de notre clientèle, de notre communauté et les uns des autres, tout en offrant un excellent milieu de travail et de bonnes conditions d’emploi. Posez votre candidature dès aujourd’hui pour vous joindre à notre « communauté bienveillante »!

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

  • Accueillir, évaluer et orienter les demandes reçues par téléphone et par courriel;
  • Superviser les activités quotidiennes du bureau, percevoir les frais d’activité, gérer les factures, commander les fournitures de bureau et veiller à l’entretien de l’équipement;
  • Soutenir les divers programmes des Partenaires JH au pavillon Jeffery Hale et dans nos autres lieux de travail;
  • Planifier et mettre en œuvre la logistique des activités communautaires et des formations;
  • Soutenir nos initiatives de santé et de sécurité destinées au personnel et aux bénévoles;
  • Offrir du soutien à notre équipe relativement aux diverses technologies de l’information;
  • Coordonner les réservations de locaux sur place, notamment les salles de réunion, les technologies de vidéoconférence et les bureaux partagés;
  • Assurer le suivi et le soutien des demandes de services de transport;
  • Réviser des documents;
  • Contribuer au suivi de la participation aux programmes et des statistiques aux fins de production de rapports;
  • Participer aux communications de l’organisme : infolettres, affiches, écrans de babillard numérique, sondages, médias sociaux, site Web, etc.;
  • Veiller à ce que les documents soient classés et archivés conformément aux pratiques exemplaires de gestion documentaire;
  • Effectuer toute autre tâche connexe demandée par la personne qui assure votre supervision immédiate.

EXIGENCES

Formation

  • Diplôme d’études collégiales techniques (DEC ou diplôme supérieur) dans un domaine lié à l’administration, aux ressources humaines, aux services sociaux ou dans un domaine connexe;
  • Au moins trois ans d’expérience dans un poste connexe.

Exigences particulières

  • Maîtrise des deux langues officielles, à l’oral comme à l’écrit. La maîtrise de l’anglais parlé et écrit est requise pour ce poste, puisque nous desservons précisément la population d’expression anglaise de la région de la Capitale-Nationale.
  • Permis de conduire valide un atout (l’utilisation d’un véhicule personnel pourrait être requise);
  • La connaissance de la communauté d’expression anglaise de Québec et de ses organismes constitue un atout.

Compétences professionnelles et personnelles

  • Solides aptitudes interpersonnelles et excellentes compétences en communication orale et écrite;
  • Aisance à interagir avec des personnes de tous âges et de toutes capacités, y compris les enfants, les personnes aînées et les personnes ayant des besoins particuliers;
  • Grand sens de l’organisation, minutie, autonomie et débrouillardise;
  • Capacité d’adaptation, esprit d’équipe et collaboration;
  • Respect de la diversité linguistique, culturelle et économique de nos groupes et de notre clientèle;
  • Excellentes aptitudes en révision, en français comme en anglais;
  • Excellente maîtrise de l’environnement Windows et de Microsoft 365. La connaissance de la suite Adobe, Claris FileMaker et de Facebook constitue un atout;
  • Aisance avec les technologies audiovisuelles, notamment la vidéoconférence;
  • Une bonne maîtrise des technologies, ainsi qu’une volonté d’apprendre à utiliser d’autres logiciels et d’autres technologies, constitue un atout majeur.

CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Semaine de travail de 28 à 35 heures, de jour.
  • Du travail occasionnel en soirée et la fin de semaine pourrait être requis.
  • Après une période de probation de six mois, la personne aura accès à une gamme d’avantages sociaux, notamment une assurance collective et un régime de retraite;
  • Le taux horaire varie de 26,00 $ à 35,00 $ l’heure, selon l’expérience.
  • Date d’entrée en fonction prévue : le 26 octobre 2026.

POUR POSTULER

Veuillez faire parvenir votre lettre de motivation et votre curriculum vitæ à l’attention de M. Richard Walling, au plus tard le dimanche 4 octobre 2026 à 16 h, à l’adresse suivante : rwalling@jhpartners.net

Les entrevues auront lieu pendant la semaine du 5 octobre 2026.

Nous remercions à l’avance toutes les personnes qui poseront leur candidature; toutefois, nous communiquerons uniquement avec celles retenues pour une entrevue.