If you take out the team in teamwork, it’s just work. Now who wants that? – Matthew Stover.
Position: Administrative Assistant
Reporting To: Executive Assistant, CHSSN
Location: Quebec City
Status: Permanent, Full-time (35 hours/week)
Application Deadline: June 24, 2026
Are you a team player, with a positive outlook, who enjoys helping others? Do you have bilingual skills, in French and English? Are you digitally-savvy and able to work across multiple platforms (Office 365, Airtable, WordPress, Canva…)? Do you love details, have a knack for administrative tasks and are you resourceful? If you share our values of health equity and inclusion, this position is certainly for you!
You could do all of this with our unique well-established non-profit organization in Quebec City called the Community Health and Social Services Network (CHSSN). The CHSSN acts as an intermediary organization that implements funding programs to improve access to English-language health and social services across Quebec.
The CHSSN is looking for a person to provide support to our administrative team; our aim is to improve access to health and social services for vulnerable English-speaking communities across the province of Quebec.
ABOUT THE ROLE
As Administrative Assistant, you will provide organization-wide administrative support,
ensure smooth daily operations, and deliver basic communications and data-management
services. This role strengthens internal workflows, supports CHSSN staff and programs, and
ensures consistent, high-quality execution of administrative and logistical tasks. The position
is operational in nature, focused on coordination, execution, and maintaining efficient
processes across the organization.
KEY RESPONSIBILITIES
1. Administrative Support & Office Operations
- Provide support to the team and basic troubleshooting.
- Assist with invoices, purchase receipts and expense claims (initial review).
2. Event & Logistics Coordination
- Support event preparation and logistics.
- Assist with onsite event setup and basic technical support.
3. Data & Systems Support
- Update and maintain Airtable bases (automations, interfaces, forms and surveys, data
entry). - Build basic surveys using Zite (advanced surveys) templates.
4. Communications Tasks
- Update the CHSSN website and create simple visual materials.
- Coordinate translation workflow, including preparation, proofreading, and integration of edits.
5. Program Administrative Support
- Administrative support to the team across CHSSN programs.
- Support logistics.
QUALIFICATIONS
- Cegep diploma or equivalent in secretarial studies, administrative techniques,
communications support, or higher; - Experience in administrative support, office coordination, communications tasks,
computers or related field; - Bilingual, i.e ability to write and to communicate IN FRENCH AND IN ENGLISH.
WHAT YOU BRING
- Be recognized for these skills and abilities:
- Positive and welcoming attitude
- Resourceful and digital-savvy
- Flexibility and demonstrated adaptability in a changing environment.
- Strong organizational and time-management skills.
- Excellent communication and customer-service abilities.
- Ability to manage multiple tasks and prioritize effectively.
- High attention to detail and accuracy.
- Ability to work independently and collaboratively.
- Comfort learning new tools and supporting staff with basic tech needs.
- Technical Proficiency:
- Office 365 suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams, Planner…)
- Databases (as Airtable) – basic-intermediate use or easy capacity to learn
database software - Use of DeepL Pro and knowledge to challenge the translation.
- Standard office equipment (printers, scanners, photocopiers).
WORK ENVIRONMENT
- Location: Office located in the heart of Quebec City, accessible by public transport.
- Schedule: Full-time, 35 hours per week.
- Flexibility for occasional overtime hours, evenings or weekends during events or peak
periods. - Group insurance paid 50% by the employer, as well as an RRSP with an employer
contribution of 6%; - Additional paid days off between Christmas and New Year’s Day;
- Six days of sick leave and one personal day per year;
- Team building activities (holiday party, staff retreats, training, etc.);
- Professional development opportunities;
- Available low-cost parking and meals;
- An awesome team: CHSSN Team !
OUR COMMITMENT TO EQUITY
CHSSN is deeply committed to employment equity and to building a diverse and inclusive
team. We welcome applications from all qualified individuals, including women, Indigenous
peoples, racialized persons, persons with disabilities, members of 2SLGBTQIA+ communities,
and others who reflect the diversity of Quebec’s English-speaking population. Candidates are
encouraged to self-identify in their applications.
HOW TO APPLY
Please submit your CV and cover letter to:
Ann Martell, Human Resources Manager – amartell@chssn.org
Deadline: June 24, 2026.
Jeffery Hale Pavilion
1270, Chemin Ste-Foy
Suite 2106
Québec, QC G1S 2M4
T 418.684.2289
T 1.855.684.2289 (sans frais)
F 418.684.2290
info@chssn.org | chssn.org
Lorsque deux forces sont jointes, leur efficacité est double. – Isaac Newton.
Poste : Adjoint(e) administratif(ve)
Relevant de : Adjointe exécutive, CHSSN
Lieu : Ville de Québec
Statut : Permanent , temps plein (35 heures/semaine)
Date limite : Le 24 juin 2026
Vous êtes un joueur d’équipe assez techno, débrouillard(e) et aimez aider les autres? Avec
une attitude positive et sociable, toujours un sourire dans la voix? Vous êtes bilingue
français/anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit? À l’aise avec le numérique et capable de
travailler sur diverses plateformes (Office 365, Airtable, WordPress, Canva…)? Avec un don
particulier pour des tâches administratives? Si vous partagez également nos valeurs
d’équité et d’inclusion, ce poste est certainement fait pour vous!!
Vous pourriez faire tout cela dans notre organisme à but non lucratif, unique en son genre
dans la ville de Québec, le Réseau communautaire de santé et de services sociaux (CHSSN).
Le CHSSN agit en tant qu’organisme tiers chargé de mettre en oeuvre des programmes de
financement visant à améliorer l’accès aux soins et aux services sociaux en anglais partout
au Québec.
Vous participerez ainsi à aider les Québécois d’expression anglaise à avoir un meilleur accès
aux services de santé et aux services sociaux.
À PROPOS DU RÔLE
En tant qu’adjoint(e) administratif(ve), vous fournirez un soutien administratif à l’ensemble
de l’organisme, veillerez au bon déroulement des opérations quotidiennes et assurerez des
services de base en matière de communication et de gestion des données. Ce poste renforce
les flux de travail internes, soutient le personnel et les programmes du CHSSN et garantit une
exécution cohérente et de haute qualité des tâches administratives et logistiques. Il s’agit d’un
poste de nature opérationnelle, axé sur la coordination, l’exécution et le maintien de processus
efficaces à l’échelle de l’organisme.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
1. Assistance administrative et gestion des opérations de bureau
- Fournir un soutien à l’équipe.
- Aider au traitement des factures, des reçus d’achats et des comptes de dépenses
(revue initiale).
2. Coordination des événements et de la logistique
- Aider à la préparation et à la logistique.
- Aider à la mise en place des événements sur site et fournir une assistance technique de base.
3. Support aux données et aux systèmes
- Mettre à jour et gérer les bases Airtable (automatisations, interfaces, formulaires et
enquêtes, saisies de données). - Créer des enquêtes de base à l’aide des modèles Zite (formulaires de type avancé).
4. Tâches en communications
- Mettre à jour le site web du CHSSN et créer des supports visuels simples.
- Coordonner le flux de travail de traduction, y compris la préparation, la relecture et
l’intégration des modifications.
5. Assistance administrative aux programmes
- Fournir un soutien administratif à l’équipe concernant les programmes du CHSSN.
- Assurer le soutien logistique.
QUALIFICATIONS
- Diplôme d’études collégiales ou équivalent en secrétariat, en techniques
administratives, en soutien à la communication, ou niveau scolaire plus élevé; - Toute expérience en support administratif, en coordination de bureau, en bureautique,
en exécution de tâches de communications, ou domaine connexe; - Bilingue, i.e la capacité d’écrire et de parler en FRANÇAIS et en ANGLAIS.
CE QUE VOUS APPORTEZ
- Être reconnu(e) pour ces compétences et aptitudes :
- Attitude positive et avenante
- Débrouillardise et souci du détail
- Flexibilité et capacité d’adaptation avérée dans un environnement en
constante évolution. - Solides compétences en organisation et en gestion du temps.
- Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle.
- Capacité à gérer plusieurs tâches et à établir efficacement des priorités.
- Grand souci du détail et de la précision.
- Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration.
- Aisance à apprendre de nouveaux outils et à aider les membres de l’équipe
pour leurs besoins techniques de base.
- Maîtrise des applications de bureautique :
- Suite Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Planner).
- Airtable (utilisation de niveau débutant à intermédiaire) ou habilité à
apprendre un logiciel de base de données. - Utilisation de DeepL Pro et connaissances permettant de vérifier la traduction.
- Matériel de bureau standard (imprimantes, scanners, photocopieurs).
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
- Lieu : Bureau situé au coeur de la ville de Québec, accessible par les transports en
commun; - Semaine de travail de 35 heures
- Flexibilité pour occasionnellement des heures supplémentaires, en soirée ou en fin de
semaine, durant des événements ou des périodes de pointe. - Des assurances collectives prises en charge à 50 % par l’employeur, ainsi qu’un REER
auquel l’employeur contribue à hauteur de 6 %; - Des jours de congés payés supplémentaires entre Noël et le jour de l’An;
- Six jours de congé de maladie et une journée personnelle par an;
- Des activités de cohésion d’équipe (« party des fêtes », retraites, formations, etc.);
- Des opportunités de développement professionnel;
- Stationnement et repas disponibles à faible coût;
- Et de formidables collègues : Équipe CHSSN !
NOTRE ENGAGEMENT ENVERS L’ÉQUITÉ
Le CHSSN est profondément engagé à l’égard de l’équité en matière d’emploi et à la
constitution d’une équipe diversifiée et inclusive. Nous accueillons les candidatures de toutes
les personnes qualifiées, y compris les femmes, les Autochtones, les personnes racisées, les
personnes handicapées, les membres des communautés 2SLGBTQIA+ et d’autres personnes
qui reflètent la diversité de la population d’expression anglaise du Québec. Les personnes
posant leur candidature sont encouragées à s’identifier elles-mêmes dans leur candidature.
COMMENT POSTULER
Merci de soumettre CV et lettre de motivation à Ann Martell, gestionnaire des ressources
humaines par courriel à amartell@chssn.org
Date limite : Le 24 juin 2026.