L’organisme communautaire « Voice of English-speaking Québec »(ci-après « VEQ»), s’engage à collecter, utiliser, communiquer, conserver et détruire vos Renseignements personnels, qu’elle que soit la nature de leur support et qu’elle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles, conformément à la présente politique (la « Politique »).

La présente Politique a également pour objectif de divulguer les rôles et responsabilités des membres du personnel de VEQ de la collecte jusqu’à la destruction de vos Renseignements personnels.

Si vous avez un quelconque questionnement à l’égard de vos Renseignements personnels et qu’à la suite de la lecture de la Politique, ce questionnement demeure, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des Renseignements personnels, soit Brigitte Wellens à l’adresse courriel suivante : privacy@veq.ca

VEQ peut, à sa discrétion, modifier de temps à autre la Politique. Si une modification est apportée à la Politique, vous en serez informé, le cas échéant. Une fois informée, l’utilisation continue des services fournis par VEQ, après l’entrée en vigueur de la Politique modifiée, correspond à votre consentement à cette Politique telle que modifiée.

1. Définitions

Dans la présente Politique, les mots et expressions ont la signification qui leur est attribuée ci-dessous  :

1. « Loi » désigne la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, chapitre P-39.1, ainsi que tout amendement ou modification ultérieure apportée à cette Loi;
2. « Autorité(s) gouvernementale(s) » signifie ce qui suit : a) tout gouvernement, tout ministère, toute cour, tout tribunal, tout organisme arbitral, toute commission, toute agence, tout conseil ou tout office multinational, fédéral, provincial, étatique, régional, municipal ou local b) toute subdivision, tout mandataire, toute commission ou toute autorité de l’une des entités qui précèdent, c) tout organisme quasi gouvernemental ou privé exerçant un pouvoir de réglementation, d’administration, d’expropriation ou toute Autorité fiscale sous la direction de l’une des autorités qui précèdent ou pour le compte de celle-ci, incluant, tout organisme privé qui a été mandaté de rendre des services publics et d) organisme, cour ou tribunal judiciaire ou quasi judiciaire;
3. « Renseignement(s) personnel(s) » signifie tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier;
4. « Responsable » désigne la responsable de la protection des Renseignements personnels nommé par VEQ veillant à assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi, soit en date des présentes Mme Brigitte Wellens, laquelle Responsable peut être rejoint par courriel à l’adresse: privacy@veq.ca;

2. Consentement

En transmettant vos Renseignements personnels à VEQ, vous accordez votre consentement à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos Renseignements personnels par VEQ en conformité avec la présente Politique.

3. Fins auxquels les Renseignements personnels sont recueillis

VEQ collecte vos Renseignements personnels pour les fins suivantes :

1. répondre à vos demandes ou vos questions;
2. améliorer le site Web et ses services. VEQ peut associer les informations obtenues de votre part avec les informations vous concernant qu’elle reçoit de tierces parties;
3. vous transmettre, selon le choix que vous avez exprimé, des informations concernant nos différentes activités;
4. des fins de prévention et de détection de la fraude ou d’évaluation et d’amélioration des mesures de protection et de sécurité;
5. vous contacter au sujet de cette Politique;
6. effectuer des vérifications amicales auprès d’une clientèle ciblée;
7. effectuer de la publicité afin de promouvoir et de faire rayonner les activités et les intérêts de VEQ.
8. faciliter votre participation aux activités de VEQ.

VEQ utilise vos Renseignements personnels uniquement aux fins prévues à la présente Politique et s’engage à obtenir votre consentement pour toute autre utilisation qui n’est pas prévue aux présentes, sauf en cas d’exception prévue à la Loi.

4. Moyens de collecte de vos Renseignements personnels

VEQ collecte vos Renseignements personnels lorsque vous:

1. vous inscrivez à notre infolettre sur le présent site Web;
2. vous inscrivez pour assister à l’un de nos événements et/ou activités;
3. cliquez sur une annonce publicitaire que VEQ a placé sur un site Web de tiers (ex. : Google, Facebook, etc.);
4. complétez un sondage, participez à un concours ou toute autre promotion;
5. remplissez un formulaire papier ou formulaire en ligne (ex. : Formulaire Microsoft, Zoom);
6. nous contacter par courriel, par téléphone ou par tout autre moyen de communication; et
7. vous nous transmettez vos Renseignements personnels par courriel.

5. Droit d’accès et de rectification prévu par la Loi

VEQ s’engage, à votre demande, à vous confirmer l’existence de vos Renseignements personnels, vous en donner communication et vous permettre d’en obtenir copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Vous disposez du droit d’exiger que soit rectifié un Renseignement personnel qui est inexact, incomplet ou équivoque, ou que soit supprimé le Renseignement personnel si sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la Loi.

Vous disposez du droit d’exiger que VEQ cesse la diffusion de vos Renseignements personnels lorsque la diffusion de ceux-ci contrevient à la loi, à une ordonnance judiciaire ou que les conditions suivantes sont réunies : i) vous cause un préjudice grave relatif au respect de votre réputation ou de votre vie privée, ii) ce préjudice est manifestement supérieur à l’intérêt du public de connaître ce renseignement ou à l’intérêt de toute personne de s’exprimer librement et iii) la cessation de la diffusion demandée n’excède pas ce qui est nécessaire pour éviter la perpétuation du préjudice.  

Dans tous les cas, votre demande d’accès ou de rectification doit être faite par écrit en justifiant votre identité à titre de personne concernée par les Renseignements personnels. La Responsable s’engage à répondre à votre demande écrite dans un délai de 30 jours suivant la réception.

L’accès à vos Renseignements personnels est gratuit, sauf si des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ceux-ci.

Advenant un refus d’acquiescer à votre demande, la Responsable s’engage à motiver sa décision et à vous indiquer la disposition de la Loi sur laquelle ce refus s’appuie, des recours qui s’offrent à vous et du délai dans lequel ils peuvent être exercés. La Responsable s’engage à vous prêter l’assistance requise afin de vous aider à comprendre le refus.

La Responsable s’engage à délivrer sans frais une copie de votre Renseignement personnel modifié ou ajouté ou, selon le cas, une attestation de la suppression de votre Renseignement personnel. Il s’engage de plus à notifier, sans délai, toute personne qui a reçu les renseignements dans les six mois précédents la demande de la personne concernée et, le cas échéant, à la personne de qui elle les tient.

La Responsable s’engage à conserver le Renseignement personnel faisant l’objet de votre demande d’accès ou de rectification pour le temps requis pour vous permettre d’épuiser vos recours prévus par la Loi.

6. Droit de retirer votre consentement

Vous disposez, en tout temps, du droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation par VEQ de vos Renseignements personnels. Pour ce faire, veuillez contacter la Responsable aux coordonnées prévues à la présente Politique.

Toutefois, le retrait de votre consentement peut entraîner le refus ou l’impossibilité pour VEQ de fournir sa prestation, le cas échéant.

7. Renseignements personnels recueillis automatiquement à l’aide de notre site Web – témoins de connexion (cookies)

VEQ collecte les Renseignements personnels fournis par les témoins de connexion (cookies). Les témoins de connexion sont des fichiers de données qui sont communément stockés sur votre appareil lors de l’utilisation de sites Web et de services en ligne. Ils sont utilisés pour le fonctionnement efficace des sites Web et peuvent fournir de l’information et aider à la personnalisation des services.

Vous pouvez choisir d’accepter ou de refuser les témoins de connexion. La plupart des navigateurs Web acceptent automatiquement les témoins de connexion, mais vous pouvez généralement modifier les paramètres de votre navigateur pour refuser les témoins de connexion si vous préférez. Si vous souhaitez désactiver l’utilisation de témoins de connexion, il est possible de le faire depuis le menu de préférence de votre navigateur. Il est possible de désactiver les témoins de connexion ou d’utiliser le mode de navigation privée lorsque vous utilisez les services du site Web. Toutefois, en refusant d’accepter les témoins de connexion, l’utilisation du site Web peut être considérablement affectée.

8. Communication de vos Renseignements personnels

8.1 Communication à des entités et/ou personnes provenant du Québec

VEQ tient à ce que vous compreniez avec qui elle partage les Renseignements personnels qu’elle recueille à votre sujet. Conséquemment, VEQ partage vos Renseignements personnels avec les personnes/entités suivantes :

1. Fournisseurs de services autorisés – Il se peut que VEQ communique vos Renseignements personnels avec les fournisseurs de services qui effectuent des opérations pour son compte. Parmi les services offerts par ces fournisseurs, on compte le traitement des paiements par carte de crédit, le traitement des dons, le service à la clientèle, l’analyse et la promotion des activités, le support des fonctionnalités du site Web, la réalisation de concours, de tirages et de sondages, ainsi que le support d’autres fonctions du site Web. Ces fournisseurs de services peuvent avoir accès à vos Renseignements personnels à la seule fin de remplir leurs fonctions. Dans ce cas, des mesures seront mises en place afin d’assurer la confidentialité de vos Renseignements personnels.
2. Partenaires commerciaux –VEQ peut communiquer vos Renseignements personnels avec ses partenaires commerciaux afin de vous offrir des services. Dans ce cas, des mesures seront mises en place afin d’assurer la confidentialité de vos Renseignements personnels.
3. Partenaires communautaires – VEQ peut communiquer vos Renseignements personnels avec ses partenaires communautaires dans l’objectif d’améliorer la santé et le bien-être de la communauté d’expression anglaise de la région de la Capitale-Nationale (Québec métropolitain), y compris Portneuf et Charlevoix. Dans ce cas, des mesures seront mises en place afin d’assurer la confidentialité de vos Renseignements personnels.
4. Les services de santé et les services sociaux publics –VEQ peut communiquer vos Renseignements personnels avec le personnel du secteur des services de santé et les services sociaux publics dans région de la Capitale-Nationale. Dans ce cas, des mesures seront mises en place afin d’assurer la confidentialité de vos Renseignements personnels.
5. Autorités gouvernementales –VEQ peut communiquer vos Renseignements personnels avec le personnel des autorités gouvernementales lorsque requis. Dans ce cas, des mesures seront mises en place afin d’assurer la confidentialité de vos Renseignements personnels.

VEQ doit obtenir votre consentement afin de communiquer ou transmettre vos Renseignements personnels à un tiers qui n’est pas visé à la présente Politique, sauf lorsque justifié de le faire en vertu d’une exception prévue à la Loi.

8.2 Communication à des entités et/ou personnes provenant de l’extérieur du Québec

Il est possible que vos Renseignements personnels soient communiqués ou conservés à l’extérieur du Québec. Le cas échéant, VEQ s’engage à procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et à effectuer la communication seulement si l’évaluation démontre que les Renseignements personnels communiqués bénéficient d’une protection adéquate.

VEQ peut communiquer vos Renseignements personnels aux entreprises suivantes, lesquels démontrent ou ont démontrés que vos Renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate:

1. MailChimp – Une plateforme d’automatisation du marketing et de marketing par courriel.
2. MS SharePoint – Un outil permettant de créer des sites web, de publier du contenu et de stocker des fichiers.
3. Zoom – Une plateforme de communication qui permet aux utilisateurs de se connecter avec vidéo, audio et téléphone.

9. Sites Web de tiers

Il existe sur notre site Web un certain nombre d’endroits où vous pouvez cliquer sur des liens qui vous permettent d’accéder à d’autres sites Web qui ne sont pas soumis aux termes de la présente Politique. Les sites Web de tiers peuvent demander et collecter des renseignements à votre sujet, y compris des Renseignements personnels et dans certains cas, nous informer de vos activités sur ces sites Web. VEQ vous recommande de consulter la politique de confidentialité de chaque site Web de tiers que vous visitez en cliquant sur le lien « Politique de confidentialité » généralement situé au bas de la page Web que vous consultez.

10. Conservation de vos Renseignements personnels

VEQ conserve vos Renseignements personnels sur des serveurs informatiques sécurisés et, lorsque nécessaire, sur format papier dans des bureaux fermés à clé. La liste suivante contient les différents endroits physiques où vos Renseignements personnels peuvent être conservés :

1. Le Centre communautaire « Wellness » situé au Pavillon Jeffery Hale.

11. Mesure de sécurité

VEQ prend les mesures de sécurité qui s’imposent, y compris des mesures physiques, électroniques et procédurales pour protéger vos Renseignements personnels de l’accès et de la divulgation non autorisée.

VEQ a notamment pris les mesures de sécurité suivantes en vue de protéger adéquatement vos Renseignements personnels :

1. Chaque employé dispose d’un mot de passe unique pour accéder à son ordinateur.
2. L’implantation d’un système d’authentification multifactorielle.
3. Chacun des membres du personnel de VEQ signe un accord de confidentialité, de même que nos fournisseurs, clients et bénévoles, y compris les membres du conseil d’administration et des comités.
4. Des formations concernant l’application de la présente Politique et les bonnes pratiques en matière de stockage et de protection des Renseignements personnels sont diffusées au personnel de VEQ, ainsi qu’aux bénévoles.
5. L’implantation de classeurs verrouillés et d’une méthode sécurisée de stockage des clés pour chacun d’entre eux. Les renseignements personnels collectés sur support physique sont conservés dans des bureaux verrouillés.

12. Durée de la conservation des Renseignements personnels

Vos Renseignements personnels sont conservés tant qu’il est nécessaire de les conserver pour les fins prévues à la présente Politique et sous réserve d’un délai de conservation prévu par la loi.

Lorsque les fins auxquelles vos Renseignements personnels ont été recueillis sont accomplies, ceux-ci seront détruits ou anonymisés par VEQ, sous réserve de tout délai de conservation prévu par la loi.

Il se peut que nous conservions certains des renseignements inscrits dans votre compte à des fins analytiques, de comptabilité ainsi qu’à des fins d’intégrité de la tenue des comptes et de prévention de la fraude, de recouvrement de frais exigés, d’application des conditions d’utilisation, de prise de mesure que VEQ juge nécessaire à la protection de l’intégrité du site Web ou de ses utilisateurs ou de toutes autres mesures permises par la Loi. De plus, si certains de vos renseignements ont été fournis avec votre consentement à des tiers, l’utilisation et la conservation de vos renseignements seront assujetties à la politique de ces tiers et VEQ ne peut en aucun cas être tenu responsable.

Lorsque VEQ rend une décision sur la base de vos Renseignements personnels, ceux-ci sont conservés pour une période d’un an conformément à la Loi.

13. Traitement des plaintes

Pour toute plainte relativement à la protection de vos Renseignements personnels ou à l’utilisation de ceux-ci par VEQ, veuillez communiquer avec notre Responsable à l’adresse courriel indiquée à la première page de la présente Politique, laquelle donnera suite à votre plainte par courriel dans les plus brefs délais.

14. Rôles et responsabilités des membres du personnel

Seuls les employés autorisés de VEQ ont accès à vos Renseignements personnels, c’est-à-dire les employés qui ont besoin de connaître ou d’accéder à vos Renseignements personnels pour permettre à VEQ d’offrir ses services. Les employés autorisés par VEQ à accéder à vos Renseignements personnels reçoivent des codes d’accès spécifiques et chaque employé autorisé a uniquement accès aux Renseignements personnels de son domaine étant requis pour accomplir ses fonctions.

La Responsable veille à assurer le respect et la mise en œuvre de la présente Politique. Il s’assure également que tous les employés autorisés de VEQ ont pris connaissance de la Politique et qu’ils utilisent les Renseignements personnels conformément aux dispositions des présentes.

15. Accès et moyens d’accéder à vos Renseignements personnels

Pour toute question relativement à la l’accès de vos Renseignements personnels ou à l’utilisation de ceux-ci par VEQ, veuillez communiquer avec notre Responsable à l’adresse courriel indiquée à la première page de la présente Politique. Les coordonnées de la Responsable seront également disponibles sur notre site web.

16. Collecte de Renseignements personnels de mineur(s) ou de personne(s) âgée de 18 ans et plus nécessitant une tutelle légale

Dans le cadre de ses activités, VEQ peut collecter les renseignements personnels d’un mineur ou d’une personne âgée de 18 ans et plus nécessitant une tutelle légale. VEQ s’engage à obtenir le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur légal à la collecte des renseignements personnels requis. Les renseignements personnels seront uniquement utilisés aux fins divulguées lors de cette collecte.

17. Protocole en cas de bris de confidentialité

En cas de bris de confidentialité pouvant affecter la réputation, les finances, la cote de crédit, l’usurpation d’identité et la perte d’emploi d’une personne, VEQ informera rapidement la Commission d’accès à l’information ainsi que la (les) personne(s) affectée(s) par le bris.

VEQ mettra également en place un registre interne des incidents de confidentialité afin de mettre en place des procédures permettant d’éviter de nouveaux incidents de même nature

18. Préséance

En cas d’incompatibilité entre la présente Politique et la Loi, les dispositions prévues à cette dernière prévalent.